[Wpis gościnny]

Szukając pracy całą energię kierujemy na przygotowanie CV oraz listu motywacyjnego. Tyle, że zazwyczaj skupiamy się na przedstawieniu zawodowych osiągnięć, natomiast na pozostałe kwestie, a konkretnie zgody na przetwarzanie danych osobowych, może już nie starczyć czasu albo wiedzy.

Tymczasem, w niektórych sytuacjach, pominięcie tych kilku linijek tekstu, może doprowadzić do tego, że nawet najlepsze CV wyląduje w… niszczarce.

Jak to możliwe?

Zgodnie z RODO* żadna firma nie może przetwarzać danych osobowych bez podstawy prawnej. Oznacza to, że jeżeli na biurku potencjalnego pracodawcy ląduje Twoja aplikacja o pracę, za każdym razem musi on sprawdzić, czy i w jakim zakresie ma podstawę prawną, aby podjąć dalsze kroki związane z Twoim CV i dołączonymi do niego ewentualnie dokumentami. Jeżeli nie ma takiej podstawy to pojawia się problem, który najłatwiej rozwiązać przez pozbycie się kłopotliwych danych osobowych .

W zależności od sytuacji tych podstaw prawnych może być więcej, niż jedna, a decyduje o tym m.in. to:

  • czego chcemy – czy odpowiadamy na ogłoszenie o pracę, czy wysyłamy sami CV i czy chcemy, aby było ono brane pod uwagę w kilku kolejnych rekrutacjach, czy też tylko jednorazowo,
  • jakie podajemy dane – czy tylko wskazane w art. 22* Kodeksu pracy, czy też inne, jak np. zdjęcie, czy też podajemy dane np. związane ze zdrowiem lub karalnością, które podlegają szczególnej ochronie, i których, co do zasady, nie powinno  zamieszczać się w CV, chyba, że jest ku temu szczególna potrzeba lub podstawa prawna (to jednak temat na odrębny artykuł).

Nie omawiam tu wszystkich możliwych podstaw prawnych dla przetwarzania danych osobowych z CV. Skupię się tylko na jednej, ale w praktyce w każdym przypadku dla pracodawców najważniejszej. Jest nią zgoda kandydata.

Dlaczego warto o nią zadbać? Jeżeli okazałoby się, że w danej sytuacji pracodawca nie widzi innej, oprócz właśnie Twojej zgody, podstawy prawnej do przetwarzania danych, wówczas będzie zmuszony się ich jak najszybciej pozbyć, co oznacza oczywiście usunięcie z bazy danych Twojego CV. W szczególności taka sytuacja może mieć miejsce, jeżeli wysyłasz podanie o pracę z własnej inicjatywy i chciałbyś w dodatku, aby pracodawca brał je pod uwagę podczas kolejnych rekrutacji, prowadzonych np. w ciągu najbliższego roku. Tymczasem, jeśli nie wyraziłeś w zgodzie, że właśnie o to Ci chodzi, wówczas, po podjęciu decyzji o braku zatrudnienia Cię w chwili otrzymania Twojej oferty, pracodawca będzie musiał usunąć Twoje dokumenty.

Mamy za sobą perspektywę pracodawcy, teraz więc pokażę, w jaki sposób Ty możesz sformułować zgody na przetwarzanie danych. Zasady opisane poniżej dotyczą zarówno rekrutacji, w wyniku której ma zostać zawarta umowa o pracę, jak i dowolna inna umowa, np. umowa zlecenia, a także zarówno rekrutacji zainicjowanej przez pracodawcę, jak i przez kandydata, który wysyła z własnej inicjatywy do danego pracodawcy CV wraz z listem motywacyjnym, bez wszczęcia rekrutacji przez tego pracodawcę.

Jeżeli odpowiadasz na ofertę pracodawcy, po prostu skopiuj klauzulę, którą on proponuje. Jeżeli pracodawca nie zaproponował brzmienia klauzuli lub jeżeli wysyłasz CV wyłącznie z własnej inicjatywy, wówczas możesz skorzystać z gotowego wzoru podanego w dalszej części artykułu.

We wszystkich przypadkach zastanów się jednak, na co właściwie chcesz się zgodzić. 

Zwróć uwagę na kilka wariantów – każdy z nich związany jest z odrębną zgodą (nie zawsze trzeba się na wszystko zgadzać):

  • zgoda na przetwarzanie danych na potrzeby konkretnej rekrutacji ogłoszonej już przez pracodawcę na konkretne stanowisko,
  • zgoda na jednorazowe przetwarzanie danych, jeżeli wysyłasz CV z własnej inicjatywy i chcesz, aby pracodawca je przyjął albo odrzucił i nie przechowywał dalej w swojej bazie,
  • zgoda na przetwarzanie danych przez dłuższy okres na potrzeby przyszłych, ewentualnych rekrutacji, które pracodawca być może kiedyś przeprowadzi.

Jak zatem powinna brzmieć treść zgód na przetwarzanie danych osobowych?

Jeżeli samodzielnie formułujesz zgodę, poniżej znajdują się gotowe wzory. Zanim jednak do nich przejdziemy, chciałabym Ci wyjaśnić, że każda zgoda składa się z takich elementów, jak wskazanie:

    • danych osobowych, których dotyczy, co może nastąpić:
      • w sposób wynikający z kontekstu, np. umieszczenie zgody w CV będzie wskazywać, że dotyczy ona danych w nim właśnie zawartych,
      • przez wyraźne wymienienie w tekście zgody, że obejmuje ona dane zawarte w CV, w liście motywacyjnym czy w innych konkretnych dokumentach rekrutacyjnych – ma to znaczenie zwłaszcza przy składaniu większej ilości dokumentów, gdy zgoda nie została wpisana do każdego z nich,
      • o ile podajesz dane osobowe zaliczane do szczególnych kategorii, tj.: ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych, dane genetyczne, dane biometryczne, dane dotyczące zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej (art. 9 ust. 1 RODO), a także dane związane z karalnością (art. 10 RODO), sugerowałabym wyraźne wskazanie w klauzuli konkretnego rodzaju danych, np. „dane osobowe dotyczące zdrowia”; pamiętaj jednak, że, co do zasady,  dane te nie powinny być przetwarzane, chyba, że istnieje ku temu specjalna podstawa prawna lub szczególna potrzeba – jest to jednak zagadnienie wykraczające poza tematykę tego artykułu,
    • komu udzielamy zgody – ze zgody powinno jednoznacznie wynikać, któremu pracodawcy udzielasz zgody,
    • w jakim celu  jest udzielana zgoda – zasadniczo jedna zgoda powinna dotyczyć jednego celu wykorzystania danych, np. osobna zgoda na konkretną rekrutację, osobna w zakresie przyszłych rekrutacji,
    • czasu, na jaki udzielamy zgody – nie jest to element obowiązkowy, ale w niektórych sytuacjach może być istotny:
      • np. jeżeli z własnej inicjatywy wysyłasz CV potencjalnemu pracodawcy i nie toczy się żadne postępowanie rekrutacyjne, to warto wskazać, że może on przechowywać Twoje dokumenty np. przez pół roku czy rok, w przeciwnym wypadku, jeżeli nie zostaniesz zatrudniony od razu,  pracodawca będzie zmuszony  je zniszczyć, chyba że z ich treści będzie  wynikać, że mogą być nadal przechowywane;
      • nie trzeba określać czasu, na który udzielasz zgody, jeżeli wynika on z sytuacji – np. jeżeli aplikujesz na konkretne stanowisko w ramach konkretnej, toczącej się rekrutacji, wówczas wiadomo, że dane mogą być przetwarzane aż do chwili jej zakończenia (czyli, co do zasady, objęcia stanowiska przez wybranego kandydata),
      • jeżeli jednak bierzesz udział w konkretnej rekrutacji, ale, w sytuacji kiedy nie zostaniesz wybrany na dane stanowisko, chcesz, aby pracodawca nadal przechowywał Twoje CV na potrzeby kolejnych postępowań, wówczas powinieneś wskazać okres przechowywania danych.

Pisząc zgodę nie musisz podawać jej podstawy prawnej, ani nawet wskazywać, że jest ona udzielona w związku z RODO, ale oczywiście można to zrobić zwłaszcza, jeżeli pracodawca proponuje swój wzór klauzuli, w którym jest takie wskazanie zawarte.

Przejdźmy zatem do propozycji gotowych wzorów zgód na przetwarzanie danych osobowych. Mają one brzmienie przykładowe, ponieważ RODO nie wskazuje gotowej formułki  i można im nadać różną treść, ale z uwzględnieniem zasad opisanych powyżej. Wprawdzie niejednokrotnie, niezależnie od użytych w zgodzie sformułowań, znaczenie dla jej interpretacji będzie miał również kontekst sytuacyjny, niemniej jednak zawsze najbardziej pożądane pozostają precyzyjne sformułowania. 

W zależności od celu i rodzaju przetwarzanych danych może się zdarzyć, że z poniżej wskazanych zgód wybierzesz jedną albo więcej, niż jedną:

1. Zgoda podstawowa dla toczącej się rekrutacji:

Wyrażam zgodę na przetwarzanie przez  [nazwa pracodawcy] moich danych osobowych zawartych w [ tu należy wymienić dokumenty, np. moim zgłoszeniu rekrutacyjnym/ CV oraz liście motywacyjnym i załącznikach do nich itp.], w tym danych dotyczących [tutaj należy wpisać rodzaj szczególnie chronionych danych osobowych, np. zdrowia, ale tylko, jeżeli te dane z jakichś przyczyn podajesz, jeżeli nie, po prostu wykreśl ten fragment] w celu rekrutacji prowadzonej  na stanowisko […], ogłoszonej w [miejsce publikacji oferty przez pracodawcę].

2. Zgoda podstawowa, jeżeli wysyłasz CV z własnej inicjatywy, nie zostało ogłoszone postępowanie rekrutacyjne, a chcesz, żeby Twoje CV było rozpatrywane jednorazowo:

Wyrażam zgodę na przetwarzanie przez  [nazwa pracodawcy] moich danych osobowych, zawartych w [tu należy wymienić dokumenty, np. moim zgłoszeniu rekrutacyjnym/ CV oraz liście motywacyjnym i załącznikach do nich itp.], w tym danych dotyczących [tutaj należy wpisać rodzaj szczególnie chronionych danych osobowych, np. zdrowia, ale tylko, jeżeli te dane z jakichś przyczyn podajesz, jeżeli nie, po prostu wykreśl ten fragment] w celu związanym z zatrudnieniem mnie.

3. Zgoda dodatkowa do zgód nr 1 i 2:

Wyrażam zgodę na przetwarzanie przez okres [tu należy wpisać długość okresu] przez  [nazwa pracodawcy] moich danych osobowych, zawartych w [tu należy wymienić dokumenty, np. moim zgłoszeniu rekrutacyjnym/ CV oraz liście motywacyjnym i załącznikach do nich itp.], w tym danych dotyczących [tutaj należy wpisać rodzaj szczególnie chronionych danych osobowych, np. zdrowia, ale tylko, jeżeli te dane z jakichś przyczyn podajesz, jeżeli nie, po prostu wykreśl ten fragment] na potrzeby przyszłej [lub przyszłych – jeżeli chcesz brać udział w kilku kolejnych] rekrutacji.

Każdorazowo powinieneś upewnić się, czy na pewno Twoje zgody obejmują wszystkie cele wykorzystania danych osobowych, na których Ci zależy, a także czy na pewno istnieje wyjątkowa potrzeba lub podstawa prawna do podawania danych podlegających szczególnej ochronie, o których mowa  w art. 9 ust. 1 oraz w art. 10 RODO.

Na koniec zastanówmy się jeszcze, gdzie umieścić powyższe zgody? W tym zakresie RODO niczego nie narzuca. Ważne jest, aby nie było wątpliwości, których danych dotyczą zgody. Jeżeli bowiem umieścimy klauzulę tylko w CV, a z jej treści nie będzie wynikać, że dotyczy również listu motywacyjnego, wówczas powstanie wątpliwość, czy zgoda obejmuje również list.

Jeżeli pracodawca wskaże, gdzie ma zostać umieszczona zgoda / zgody, wówczas należy się zastosować do jego sugestii. Jeżeli nie mamy instrukcji w tym zakresie, wówczas można wpisać klauzulę do CV i wymienić w niej dokumenty, których dotyczy. Można też umieścić klauzulę zarówno w CV, jak i w liście motywacyjnym. Wydaje się, że nie ma przeszkód, aby zgody znalazły się w stopce każdego z dokumentów.

Zgodnie z RODO zgoda nie musi mieć formy pisemnej, nie trzeba zatem jej podpisywać ani skanować podpisu.

Mam nadzieję, że pomogłam uratować od zguby niejedno CV  Trzymam kciuki, żeby udało się Wam okiełznać klauzule, które tylko na pierwszy rzut oka mogą wydawać się skomplikowane. W razie dalszych pytań pisz w komentarzu lub skontaktuj się ze autorką tekstu http://www.justynarogoz.pl/.

Jeśli znasz kogoś kto nie wie jak uporządkować swoje zgody w CV, to podziel się tym tekstem.

*ROZPORZĄDZENIE PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)

O Autorce:

Justyna Rogóż – Radca prawny 

Justyna od dziesięciu lat pomaga chronić interesy Klientów przed skutkami źle zawartych umów i nieznajomości prawa autorskiego. Dzięki pomocy Justyny (nie tylko) przedsiębiorcy oszczędzają pieniądze oraz czas i w końcu mogą się poświęcić swojemu rozwojowi.